W dzisiejszych czasach wiele spraw służbowych załatwia się drogą elektroniczną.

Zamiast zadzwonić lub umówić się na spotkanie, często wysyła się po prostu wiadomość e-mail do przełożonego czy współpracownika, gdyż taka droga jest prostsza i zwykle wygodniejsza dla obu stron.

Kiedy jednak wybiera się ten kanał komunikacji, trzeba także przestrzegać pewnych zasad, by nie popełnić żadnej gafy.

Należy formułować jak najkrótsze tematy wiadomości, które jednocześnie będą zwięźle opisywały zawartą w nich treść.

Nie powinno się nigdy wysyłać e-mailów bez tematu, gdyż te mogą zostać przez odbiorcę poczytane jako potencjalne niebezpieczne treści lub zwyczajnie trafić do SPAM-u (nie każdy niestety ma w zwyczaju sprawdzać ten folder).

Podczas pisania wiadomości należy zadbać o ortografię, interpunkcję oraz składnię w zdaniach.

Jeśli wyśle się e-maila, najeżonego błędami, jego odbiorca może uznać to za oznakę niedbalstwa lub braku wykształcenia.

Należy też pamiętać o używaniu zwrotów grzecznościowych, właściwego nagłówka oraz podpisu.

Obecnie coraz częściej stosuje się też wizytówki, generowane w specjalnych programach.

przemiany.org